Verslag Kerngroep Pelgrimswegen naar Rome 31 januari 2026
Aanwezig namens het bestuur: Loes Peters, Pieter-Bas de Jong, Vincent Oomen (notulen)
Aanwezig namens de vrijwilligers: Peter Molog, Ella Kruzinga, Arnoud Boerwinkel, Riet van
Laake, Luc Gregoir, Veerle De Laet, Gert Van den Bergh, Guus Wesselink, Titia Meuwese, Everdiene Geerling
Afwezig met bericht: René Geskes (toekomstig bestuurdslid), Yvonne Oosterhof,
Ger Muijs, Erica van Baren, Cor Kuyvenhoven, Fenna Vesters
- Opening
Loes opent de vergadering en verwelkomt iedereen. We gaan vandaag met de kerngroep van de vrijwilligers brainstormen over “Wat doen we goed, wat doen we minder goed en wat willen wij anders doen?”. Iedereen heeft de agenda en de bijlage ontvangen. - Mededelingen
Verdeling bestuurstaken: Pieter-Bas stopt met zijn bestuurstaken. Hij blijft de Zoombijeenkomsten organiseren en ondersteunen in de voorbereiding van de ontmoetingsdagen op het gebied van de informatiemarkt en de workshops Wat hij precies voor PnR kan doen in de organisatie van het Pelgrimsplein van de Fiets en Wandelbeurzen in Utrecht en Gent is nog nader te bespreken.
Blok 1. Visie Samenhang Bestuur, kerngroep en vrijwilligers
Het bestuur neemt de verantwoordelijkheid voor de vereniging maar niet voor het operationeel uitvoeren van alle taken. Het bestuur zal de randvoorwaarden scheppen waarin activiteiten uitgevoerd kunnen worden op basis van de portefeuilleverdeling van de bestuursleden. Voor de uitvoering leunen we daarom bij alle activiteiten zwaar op de vrijwilligers. Vrijwilligers die al meerdere jaren activiteiten organiseren vormen de kerngroep, dragen de continuïteit en kwaliteit van de activiteiten en borgen ook de afspraken uit het verleden voor de toekomst. Er zijn meer vrijwilligers uit de regio ’s nodig voor het inschakelen van hand- en spandiensten. Een mooi voorbeeld is de groep vrijwilligers die direct ondersteuning verleende bij de ontmoetingsdag in Hilversum.
Blok 2: Thema’s
Vrijwilligersbeleid
Guus vraagt of het vrijwilligersbeleid geborgd is. Vrijwilligers zijn “het goud” van de vereniging en moeten vertroeteld worden. Guus refereert hier naar het vrijwilligersbeleid bij Wandelnet met 1000 vrijwilligers waar continue berichten voor, over en door vrijwilligers worden gedeeld. Luc vertelt dat hij zich als vrijwilliger voor de vereniging soms op een eiland voelt zitten, hij heeft geen contact met de vereniging of met anderen. Pieter-Bas had het vrijwilligersbeleid in de portefeuille, maar dit zal nu opnieuw belegd moeten worden. We hebben een groep van 80/90 vrijwilligers die informatie/presentatie/workshops geven, redactielid zijn, de nieuwsbrief maken of de catering verzorgen op een ontmoetingsdag. Voor vrijwilligers moeten wij ons actiever inzetten. Een gezamenlijk vrijwilligersmoment wordt genoemd (iets doen, een borrel), berichtenverkeer (deel je successen), of ze gewoon eens in het zonnetje te zetten (spreek de speciale dank uit aan de vrijwilligers op een ontmoetingsdag). Vrijwilligersbeleid is heel belangrijk, want al hebben de vrijwilligers veel engagement uit zichzelf, dat moet je wel onderhouden om het te behouden.
Jongeren
Het thema “Jongeren” komt aan bod. Willen we die bereiken? Willen we ze binden? Het is een heel specifieke doelgroep met een korte interesse spanne. Daarnaast valt op dat de jongeren de informatie om hen op weg te helpen toch wel vinden op internet. Hebben ze de vereniging wel nodig?
Anderzijds zien we wel dat als je de jongeren uit de vereniging rechtstreeks aanspreekt ze enthousiast reageren. Er is dus potentieel. Ook voor hen geldt: Informeren, enthousiasmeren en daarna binden.
Doel
En dat brengt ons op het “doel” van de vereniging. Volgens de statuten (art 2.1.): … het vergroten en verdiepen van de belangstelling voor pelgrims en bezinningstochten, te voet of op de fiets, naar Rome. De focus is Rome maar ook andere bestemmingen krijgen de aandacht, al moeten het wel pelgrimsbestemmingen binnen Europa zijn met het zwaartepunt (nog steeds) in Italië. Want, al is het primaire doel informeren en enthousiasmeren van (potentiële) vertrekkers, dat kan niet zonder een stevige organisatie van hen die dat dan ook doen. Daarvoor heb je een vereniging nodig bestaande uit vrijwilligers. En die vrijwilligers heb je slechts als je leden langduriger aan je vereniging weet te binden. Om leden aan de vereniging te binden móet de aandacht soms wel op andere bestemmingengelegd worden maar zoals aangegeven, de focus is Rome. Het is geen doel om ook over die ander bestemmingen (veel) informatie aan te leveren, daarvoor bestaan andere verenigingen en websites. Veerle voegt daaraan toe dat ze ziet dat de motivatie om lid te worden misschien wel informatiebehoefte is maar om lid te blijven nádat Rome bereikt is te vinden is in loyaliteit en het blad Omnes. Everdiene sluit daarbij aan. De website is de bron voor het verkrijgen van informatie. Maar eenmaal aangekomen in Rome is er op de website weinig meer te beleven. Dan worden de Omnes en de Social Media belangrijk.
Social Media
Verantwoordelijk voor Social Media is Everdiene. Everdiene geeft aan een toenemende moeite te hebben met de door de Amerikaans Techreuzen gedicteerde Social Media kanalen. Een heroverweging daarvan is aan de orde. Allereerst wordt onderschreven dat Social Media belangrijk zijn. Het is het medium waarmee met name jongeren bereikt worden. Maar ook binnen die doelgroep geldt dat niet iedereen wordt bereikt door hetzelfde medium. Er zou eerst een onderzoekje moeten worden uitgevoerd wie we met welk medium wensen/denken te bereiken, en vervolgens welk medium we dan vanuit de vereniging zouden willen gebruiken (welke alternatieven).
Nieuwsbrief
Veerle geeft aan dat de nieuwsbrief vaak te lang is.
Forum
Op ander sites ziet men fora voor vraag-en-antwoorden rondom bepaalde thema’s. Luc heeft een dergelijk forum (in de periode 2016-2020) ook voor de vereniging geïnitieerd en gemodereerd. Dat is gesneuveld. Achteraf was de opzet verkeerd. Er waren te veel groepen en je wist niet van wie de berichten afkomstig waren.
Huiskamer of Regio’s
Vanuit het bestuur is een (concept)beleidsplan “Ontmoetingen regionaal” verspreid. Het begrip “huiskamer” past niet meer binnen de vereniging, het initiatief is niet breed aangeslagen en dat we een andere modus zoeken is terecht. Maar houdt het laagdrempelig. We willen starten met regionale aanspreekpunten die nieuwe leden (telefonisch) opvangen. Eventueel kan voor dit gesprek een vragenlijst gemaakt worden. Het aanspreekpunt voorziet het nieuwe lid van gerichte informatie en/of verwijst door als daar behoefte aan is. Dit past in de doelstelling van de vereniging om de vereniging dicht bij een nieuw lid te brengen. Een werkgroep (Arnoud, Peter, Guus en Loes) gaat aan de slag met de volgende punten:
- Bepalen van de regio’s
- Bijwerken van het lijstje actieve vrijwilligers (Ella en Guus hebben beiden een lijstje)
- Aan deze groep vrijwilligers, op basis van een wervende mail, vragen of ze hier voor zichzelf een rol in zien
- Op basis van de reacties uit voorgaande komt er inzicht in waar de “lege plekken” in het land zitten.
- Voor de lege plekken wordt gericht gebeld met vrijwilligers. Dit hoeft dan niet per sé iemand woonachtig in die regio te zijn.
- Na het vinden van regionale aanspreekpunten moeten de volgende punten aangepast worden:
– welkomstbrief
– website
– indelen nieuwe leden naar regio’s
– bij elk nieuw lid informeert de ledenadministratie het regio aanspreekpunt
Landelijke ontmoetingsdag
Men observeerde dat op de landelijke ontmoetingsdag, waar toch 40 nieuwe leden langs kwamen, de oudgedienden te veel/ uitsluitend aandacht voor elkaar hadden. Er was sprake van een ons kent ons- incrowd-gebeuren. Als vereniging moeten wij ons meer “open” opstellen. Als we onszelf voornemen elk minimaal twee “nieuwe” gezichten te spreken op zo’n dag, zouden de nieuwe leden zich veel meer opgenomen voelen in de vereniging. Om het gesprek te initiëren zou weer teruggegrepen kunnen worden op het idee dat op het naamkaartje van ieder zichtbaar is welke expertise iemand heeft. Door bij de aanmeldstand een stel gekleurde stickertje neer te leggen kan iedereen kleurstickers plakken die op hem/ haar van toepassing zijn.
Boek
Peter vraagt aandacht voor het boek “De Roomsche Pelgrim”. De thematiek van dit boek, een middeleeuwse pelgrimsreis van Roermond naar Rome, past uitstekend in de doelstelling van de vereniging. Zou dit niet als welkomstgeschenk verstrekt kunnen worden? De reacties op dit voorstel zijn wisselend. Sommige leden zullen een dergelijk boek op prijs stellen, velen echter ook niet. Besloten wordt dit voorstel niet te ondersteunen.
Oplage Omnes vergroten
Als je de Omnes oplage vergroot kan je deze ook uit gaan delen op de Fiets en Wandelbeurzen. Dit onderwerp is eerder ook al eens aan de orde geweest en er is toen besloten dit niet te doen. Dit besluit van toen wordt nu weer bekrachtigd.
Blok 3: Afspraken voor 2026
- Vrijwilligersbeleid
Actie bestuur - Jongeren
Actie bestuur om te brainstormen met Fenna - Regionale ontmoetingen
Actie werkgroep (initiatiefnemer is Loes) - Social Media:
We blijven ons op de Social Media begeven. Everdiene gaat een plan uit werken welke
groepen we met welk medium kunnen bereiken.
Actie Everdiene - Spreken van nieuwe leden tijdens landelijke ontmoetingsdagen
Actie gehele kerngroep - Voorstel hebbedingetje
Ella heeft een concreet “hebbedingetje”. Zou het niet aardig zijn zoiets ook voor onze leden
te hebben bijvoorbeeld als jubileum geschenk in 2027. Tevens wordt de tas met routeopdruk
van enkele jaren geleden nog steeds door velen gebruikt. Ella wordt gevraagd een voorstel
uit te werken.
Actie Ella - Vrienden van de Via Francigena in België
In België wordt een site voor de VF in de lucht gehouden, https://www.viafrancigena.be/nl.
Officieel is het een vereniging. Het wordt gedragen door een informant (Vincent) die eens
per maand informatiesessies organiseert in Brussel.
We besluiten een oriënterend gesprek met hem aan te gaan en zullen hem (via Luc) een
uitnodiging voor de Fiets en Wandelbeurs in Gent sturen.
Actie bestuur
Actie Luc - Werkgroep Routes
In 2026/2027 willen we de wandel/fietsroutes evalueren. Er zijn routes bij gekomen, en
misschien vallen er ook weer enkele af. De werkgroep routes wordt gereactiveerd (Luc,
Peter, Guus, Titia en Pieter-Bas)
De werkgroep moet in de 2e helft van 2026 actief worden.
Actie Luc - Forum
Met in het achterhoofd de eerdere ervaringen, wordt besloten om te kijken of we het forum
nieuw leven in kunnen blazen. Titia “neemt dit mee” in de ontwikkeling van de website.
Actie Titia